在上一篇文章中,我们介绍了文档型模板在OA系统中的应用实例,今天我们认识下第二种模板类型表单型模板。
文档型模板的最大优势是便于对文件内容进行编辑,而最大的缺点则是无法对文件内容进行智能化加工,包括统计、汇总、提取、检索、权限划分等。为什么需要这些操作呢?因为企业在使用OA系统的过程中经常会遇到以下问题:
很多审批单的数据在审批完毕后需要进行汇总,直接生成统计报表,如报销单、加班申请单等,能实现么?
有的审批单需要对内容严格控制,每个审批人的签字、查看内容、修改内容都不一样,需要单独设置,如何实现?
当遇到这些问题时,就可以使用OA系统中的表单型模板功能。我们以华天动力OA系统为例,来看看具体是个什么情况。
表单型模板也称HTML表单或电子表单,这种类型的模板基于HTML表单而非文本,可以有多个输入域,并且与数据库中的数据表相结合,可以方便地对每个域的数据进行查询,对每个域的读写权限单独设置,对多个表单中的数据进行统计汇总,还可以实现一个表单与OA系统内部或外部其他业务数据的关联应用。
表单性模板适用于需要对审批单中的数据进行各种管理的情况,可以大大节省人工操作的复杂度,明显提升工作的精度和效率,是OA系统中非常基础和重要的应用。系统中的各种审批单,如报销单、借款单、出库单、采购单等都应该采用这种模板,如下图所示“差旅费报销单”:
看到这里,可能会有同学感觉“鸭梨较大”,因为这么复杂的表单,自己是不是能够设计出来,是不是都要依赖于厂商的支持呢?
不必担心,华天动力OA系统提供了完全可视化的表单设计器,易用性和完善性都已经做得非常到位了,有大量的表单宏控件可以直接插入到表单中,如日期时间、金额大小写转换、审批人签名、人员选择列表等等,管理员自己就可以简便的设计出各种漂亮的审批单。
当然,如果你确实无从下手,也可以找华天动力的服务人员,让他帮你制作几个表单,但要记住,做不是目的,你才是目的。
姜程听了张胜阳的描述,说道:“这个要求有点复杂,但没问题,通过我们OA系统的电子表单和数据接口就可以。大致是这样的,设计一个‘出货申请单’的电子表单,这样首先就能够你对出货量进行统计汇总,生成报表,其实我们公司的借款、报销、采购等数据都是通过电子表单来统计汇总,核算各部门的成本的。至于和ERP系统的互联,要通过数据接口链接它的数据表,提取产品型号,写入库存信息。至于成本查看,也是调用ERP中的成本数据,并通过域权限来只有你自己能够看到。最后一点,库管只能修改出货时间,这个也是通过域权限来设置的,我们可以控制表单上每个域的读写权限。”
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