当确定好活动行程时，需要提前准备单反相机、镜头、照明设备、脚架、收声设备、移动设备等拍摄装备。*携带多种镜头，以便适应不同场景的拍摄；收声设备可根据需要，预备小蜜蜂及罗德吊杆线m摇臂，以便多视角、全场景进行拍摄。
准备工作完成后，拍摄人员需提前到达会场，确认活动现场流程、现场光线、活动布景、取景角度等（如果是双机位，固定主机位对向台，取大景深、华晨宇父亲华福雄全景图）。在活动开始之前，需要通过自身观察与拍摄设备试拍取景，确定主机位的与其他机位的拍摄角度。
选择与会议主题有关的主要人物，进行重点拍摄，可根据近景、中景（半身照）、全景（带活动主旨的背景墙），选择相应的。如果是摄像，可拉近景、中景、远景进行切换。
可根据活动的进展抓拍与会的相关人员，或者非活动主旨的元素，以形成有趣的镜头。因为有时候这些画面可能变成热议话题。但在抓拍过程中周围的可能会有较大的明暗差，这就要求摄影师能熟练地操作单反相机。
在拍摄合照时，如果被摄人员较多，那么不宜使用广角镜头，否则很容易造物变形。在条件允许的情况下，一般选择比较宽敞的场地进行拍摄。单反相机的设置通常使用小（以获得较大的景深）和较慢的快门速度，但快门速度不能低于1/8s，尽可能使用三脚架来稳定单反相机。
从摄像机的使用角度来讲，拍摄特写平均时长为10-20s。从单反相机的使用角度来讲，不宜使用大。
当在室内举办活动，且会场房屋高度不超过4m时，如若使用闪光灯拍摄，*采用反射闪光。反射闪光在提高主体亮度的同时，还可适当提高周围亮度，使得被摄主体不会出现明显的黑影。
在照片存储格式的选择上，相对重要的活动照片*采用RAW格式保存。不过，在对照片画质要求不高的情况下，一般采用JPG格式比较好，以减少单张图片所需的存储空间。
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